保持记录是成功开展房地产业务的重要组成部分。租赁，购买或出售财产时有许多法律和税收责任。能够访问您的号码至关重要。
为什么需要保持良好记录
如果您不让房地产业务记录保持最佳状态，那么可能会有很多陷阱。以下是一些最著名的：
国税局可以审核您
您可以对房地产业务采取许多减税措施，美国国税局希望您做到诚实，有条理。保留两种类型的文档，直到限制期限用完为止，以防您被审核：
支持您的信用或扣除要求的所有文档。
所有证明您的收入的文件。
时效期限是您必须修改退货以申请抵免额或退款的时间。国税局也可以在此时要求额外的税收。
对于财产，时效期限在您出售或转让财产的那一年年底结束。
如果您在诸如1031之类的免税交易所购买了房产，请保留旧房产和新房产的记录，直到出售或转让新房产的年份。
如果您不提交所得税申报表或对申报表进行伪造，国税局建议无限期保留记录。
您需要出于税务目的的帐户和记录
当您从投资物业获得收入时，您可以扣除该物业的经营成本。这些费用包括：
抵押利息
房产税，
保险费，
修理
行政费用，以及
折旧。
这些费用在附表E中报告，它们可以减少您的应税租金收入。因此，重要的是记录它们，并保留收据，已取消的支票或票据以及申请表，以防您受到IRS的审核。
在限制期限到期之前要保留的记录包括：
符合条件的费用收据，
里程记录，
租户付款收据，
银行对账单，
物业经理的管理层或所有者声明，以及
证明维修费用的照片。
以下是一些有关减税的知识：
维修和改进
您可以通过两种方式扣除财产维修费用。首先，您可以在产生费用的当年扣除全部费用。其次，您可以在设定的时间内折旧。那段时间取决于维修的种类。
如果需要折旧，请在启用附加项或改进之日开始折旧。如果该属性尚未投入使用，则从该属性投入使用之日起开始贬值。
这可能很难管理。这是一个示例：地毯和家用电器需要五年的时间才能贬值。物业本身和诸如新屋顶，熔炉或管道的结构部件的折旧需要27.5年的时间。您有很多需要跟踪的地方。将电子表格或记录保存系统中的维修和改进分为可折旧的存储区很有帮助。您的软件甚至可以为您完成此任务。
里程和停车
如果您开车来回住宿，请保留数字或书面日志，以记录您的旅行目的。然后，您可以将英里数乘以IRS的年度建议里程率，然后在计划E中扣除。
如果您在访问物业时必须支付停车费，则也请保留那些收据。
在家办公
如果您仅将家庭办公室用于进行活跃的房地产活动，例如租户筛选，服务维护处理和财产狩猎，则可以要求扣除该空间的使用费用。
在这种情况下，您有两种选择：
最多扣除300平方英尺用于商务办公的每平方英尺$ 5的简化扣除额。
仔细记录您的房屋支出，并将其乘以办公室占用房屋的百分比。
如果您的房屋面积为2,000平方英尺，而家庭办公室的面积为200平方英尺，则您的办公室占房屋的10%。如果您一年的互联网，公用事业和其他支出为$ 2,000，则可以扣除$ 200的家庭办公室费用(您需要保留成本记录)。相反，简化的扣除额为1,000美元。
如果您自己建立家庭办公室或对现有办公室进行改进，则不能扣除这些费用。相反，您可以将装修费用添加到房屋的总成本基础中并进行折旧。这样一来，您就可以通过折旧扣除来赚回一部分钱。
如果您对保存文件或收据有任何疑问，只需保存即可。IRS甚至允许您将文档数字化以节省存储空间。
您可能会被起诉，需要提出保险索赔或需要以高价出售
IRS不是唯一对您的记录感兴趣的实体。除了会计文书工作以保持您的税收外，还保留以下项目：
租户申请和筛选报告。
过去和现在的租约副本。
给房客的书面要求和通知。
租户的请求和通知。
租金上涨通知。
财产维护记录。
驱逐文书工作。
与租户之间的所有电子邮件和文本。
与经理和服务承包商(如果您是物业经理，则为业主)的协议。
搬入和搬出文书工作。
存款证明和银行对帐单。
如果您需要提出保险索赔或与房客或承包商发生法律纠纷，这些类型的文档会有所帮助。如果您拥有创收性房地产并想出售，买家可能希望查看存款，收入和支出的证明，以确保您不会在备考中夸大或贬低它们。
您可能需要组合工具
由于每个业主的需求都不同，因此您需要保持井井有条。您可以创建自己的系统，只要您和会计师都能解密即可。
如果您只有一个属性并且易于管理，则可以选择保留Excel电子表格并在Dropbox或Google Docs文件夹中整理数字收据。
归根结底，您最了解房地产业务。请记住，摆脱麻烦的最佳方法是掌握文档。