物业管理在很大程度上依赖于对记录的适当维护。因此，物业经理需要成为管理任务的专家。通过创建一个工作流程，使他们能够精心保存记录，他们构建了一个宝贵的资源，他们可以在需要查找或引用重要信息时使用。
但是，管理者必须处理的属性越多，记录就越复杂。虽然限制复杂性是理想的，但专业物业经理真正简化流程的唯一方法是采用可以帮助他们简化数据记录方式的实践，以及稍后引用的方法。
为了了解哪种方法有效，下面的福布斯房地产委员会的成员分享他们对一些最好的系统的见解，物业经理可以用这些系统来制造混乱秩序。以下是他们的建议：
1.获得可扩展的软件包
如果出售，您的卖家需要为该物业出示记录。如果这些记录是一个谁知道什么的大杂烩，你就有可能失去这笔交易。买家对很多很敏感。通过有组织且易于理解的报告给予他们安慰。如果您可以合并修复和关闭的维修照片，这将是有帮助的。该软件将有很大帮助。-Michael J. Polk，Polk Properties / Matrix Properties
2.投资基于云的存储
投资基于云的软件系统，该系统将维护您，业主和租户之间的短信，电话和电子邮件记录。聘请簿记员以确保您每个月都得到适当的对账，并将您的托管资金存放在一个单独的银行账户中。-Tanya Delahoz，Dwell Summit
3.使用现有软件
我们赞成使用现成的行业软件。主要原因是遵守法规。为房地产和房地产管理设计的软件包将具有所有功能，然后一些已经内置。此外，软件供应商将提供更新和补丁，以解决任何潜在的安全/隐私问题。-Blake Plumley，Capital Pursuits LLC
4.维护单独的文件
建立一个系统来跟踪收集的租金，所有已执行的租赁文件以及与租户的通信。通过电子方式(始终确保备份)或使用安全文件柜维护单独的文件。对所有租户和房东保留至少四年的记录。Dropbox或Slack都是很棒的系统，可以让你与团队成员分享。-Nancy Wallace- Laabs，KBN Homes，LLC
5.加密租户信息
物业经理处理有关租户的个人身份信息。保持适当的记录不仅重要，而且还是您作为物业经理的法律责任。备受瞩目的数据泄露越来越普遍。在采用新的物业管理软件或咨询房地产律师之前，请确保您拥有一个强大的系统来加密和存储租户信息。-Chuck Hattemer，Onerent
6.确保对黑客的正确安全
对于大中型房产，例如公寓或公寓大楼，拥有由专业人士建立和管理的良好网络安全系统是关键。技术在不断变化，拥有能够保持记录更新和安全的专业人员，以满足所有法规至关重要。-比尔里昂，格里芬资金
7.不要混在一起
当物业经理管理多个所有者的属性时，您必须为每个单独的所有者属性设置单独的银行帐户。不要将您自己的个人经理的资金存入您客户的托管账户。即使是拥有多个房产的一个房主的多个银行账户也是个好主意。让您的帐户每年由外部第三方审核。-丽塔·圣玛丽亚，房地产的领军学校
8.记录一切
实施记录保留策略以提供记录维护指南并记录所有内容。该文件的重要性通常与保留的时间相对应：通信可以保留三年，到期合同和租约可以保留七年，而许可证和许可证，外部审计和财产评估将无限期保留。-Ari Rastegar，Rastegar Property
9.聘请交易协调员
让我们面对现实 - 房地产/物业管理中最成功的人讨厌记录和记录活动。让它尽可能简单。通过在线归档系统保持一切井井有条。聘请能够以非常合理的价格提供帮助的交易协调员(每笔交易3至500美元)。-亚伦·马歇尔，Keyrenter物业管理
10.不要低估老派策略
使用位于每个常驻文件前面的通信日志。这是一篇简单的文件，记录了与居住有关的所有口头交流。在这方面，一些物业管理公司几乎无纸化。即使云存储占有一席之地，但仍有许多情况需要维护一个保持锁定和密钥的实际硬拷贝。-卡罗琳·凯恩，CKR物业管理有限责任公司