象一下，从1993年开始使用台式计算机完成今天的工作。虽然你当然可以完成一些事情，但它不具备完成工作所需的全部能力，当然也不具备完成工作所需的效率。这就是商业房地产公司的律师和其他专业人员在他们的公司只提供传统文字处理软件时基本上被要求做的事情，该软件在四分之一世纪中保持相对不变。
商业房地产作为一个行业已经太长时间落后了，而其他行业则利用自动化等技术进步来改善业务流程，使其更加高效和简化。随着商业房地产组织巩固其来年的战略计划，有一点是肯定的：继续依赖昨天的工作不再适用于今天。现在是将该行业带入新时代的时候了。
为此，您必须首先考虑您的员工正在生产什么以及他们目前用于完成工作的工具。例如，商业房地产律师生产的一个常见文件是租约。租约由数百个从属条款和计算组成，即使一次更改也需要更新租约内的众多地方。
在它们当前的形式中，作为由文字处理器创建的文档，租约是串在一起的文本块。虽然Microsoft Word可能非常适合编写和编辑多种类型的文档，因为它提供了传递抽象概念的灵活性，但它不足以促进事务和其他过程记录(如租约)，因为没有基础逻辑结构连接相互依赖的术语。如果没有这种结构，编辑起草租约的过程需要精心注意细节，以确保租户律师的红线编辑反映在整个租约的任何地方。对于你的内部法律顾问来说，找到时间将这种精力投入到如此单调的任务中可能会很困难并且令人沮丧。
即使在租约结束后，这些过时的流程仍然会对您的业务产生负面影响。律师助理和租赁管理员的任务是创建租约摘要。这个耗时的任务需要从租赁中提取关键细节和信息，并将纸质文档堆栈转换为可操作的信息。然后，必须将来自摘要的数据导入企业资源规划软件，数据库或外部部门的其他在线程序，例如会计团队的财务信息。
这项重要任务花费了大量宝贵的时间和资源，效率低下是惊人的。平均租约平均需要90天，低效率是任何其他行业都无法接受的。但如果有更好的方法来完成这个过程呢?
进入技术。文档自动化和数字化，数据驱动的技术不仅可以提高员工的工作效率，而且可以为利益相关者，从租户到员工以及您的利润带来更大的成果，因为您可以更快地利用数据，以获得关键行业趋势，预测或结果的及时见解。
合同的技术改进也可以解锁这些文件中的数据。对于租赁，这使得缓慢的抽象过程基本上过时了。目前，该数据仍然是孤立的，直到有人抽象出租约，提取该数据，然后手动获取信息并将其输入到其他软件的可读格式。随着当今可用的技术进步，公司可以自动化这些流程，减少租赁员工厌烦的工作时间，并且租赁中的数据可以立即被其他部门的其他软件应用程序使用和处理。
理想情况下，您的软件供应商(如MRI，VTS等)应该能够相互“交谈”。即时传输数据可以节省大量时间和成本，并且可以随着公司的发展和完成更多交易而轻松扩展。改进此流程可让您的租赁团队成员有机会专注于机器无法完成的任务：创造性的战略性工作，需要批判性思考才能推动公司向前发展。我们只谈论您业务的一部分。想象一下，如果您为每个部门的每项任务使用正确的技术，以及额外的时间和金钱对您的业务意味着什么，那么效益就会成倍增加。
自动化只是冰山一角。区块链是另一种技术应用，可以并将在不久的将来影响商业房地产行业。虽然公司现在正在试验它，但主要的好处是数据的透明度，这将使商业房地产与其他市场相媲美，并允许投资者使用准确，可靠和公开的信息做出有关投资房地产的知识渊博，数据驱动的决策。 。虽然推测这些类型的技术可能很有趣，但如果商业房地产没有开始采用当今可用的文档自动化等技术，就不会发生这种情况。
数据显示，全球近20%的商业房地产公司现在已经以有意义的方式使用业务流程自动化，而43%的人正在考虑在未来18个月内使用自动化。存在改善陈旧过程的愿望。这不再是数据驱动技术是否会改变行业的问题，而是何时。